Schluss mit dem Bewerbungschaos: Wie Handwerker ihren Einstellungsprozess verbessern können

Die Zeit ist für Handwerksbetriebe Gold wert. Jeder Tag ist vollgepackt mit Terminen, Baustellen und Kundenprojekten. Da bleibt kaum Raum für administrative Aufgaben. Anfallen werden sie aber trotzdem. Besonders die Flut an eingehenden Bewerbungen kann zu einer echten Belastung werden. Das Sichten, Bewerten und Beantworten frisst wertvolle Stunden, die eigentlich ins Kerngeschäft fließen sollten. Heißt mal wieder: Inneffizient kostet bares Geld.
Doch keine Sorge, es gibt Wege, den Bewerbungsprozess nicht nur effizienter, sondern auch effektiver zu gestalten.

3 praktische Tipps für einen optimierten Bewerbungsprozess im Handwerk

Um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken und die besten Talente für Ihr Team zu gewinnen, ist ein schlanker und zielgerichteter Bewerbungsprozess entscheidend. Hier sind drei sofort umsetzbare Tipps, um Ihre Einstellungsstrategie zu verbessern:

1. Klare Stellenbeschreibungen erstellen (SEO-optimiert)

Formulieren Sie Ihre Stellenanzeigen präzise und verwenden Sie Keywords, nach denen potenzielle Bewerber suchen würden. Anstatt nur "Anlagenmechaniker gesucht" zu schreiben, denken Sie an "Erfahrener SHK Monteur für Heizungsinstallationen in [Ihre Stadt/Region] gesucht". Listen Sie konkrete Aufgaben, Anforderungen (z.B. Führerschein Klasse B, Berufserfahrung Gas-Wasser-Installation) und Benefits klar auf. Das zieht nicht nur die richtigen Kandidaten an, sondern minimiert auch unpassende Bewerbungen.

2. Standardisierte Erstprüfung etablieren

Definieren Sie eine Checkliste für die erste Sichtung jeder Bewerbung. Welche Informationen sind absolut notwendig (z.B. relevante Arbeitserfahrung, Führerschein vorhanden, Gehaltsvorstellung, möglicher Starttermin)? Fehlen diese Angaben, formulieren Sie eine freundliche, standardisierte E-Mail, um sie nachzufordern. So sparen Sie sich die Zeit, unvollständige Bewerbungen detailliert zu prüfen, und fokussieren sich auf Kandidaten, die wirklich ernsthaftes Interesse zeigen.

3. Der kurze Draht: Schnelle Telefon-Checks vorab

Um wirklich Zeit zu sparen und schnell ein Gefühl für die Person hinter der Bewerbung zu bekommen, integrieren Sie einen kurzen Telefon-Check als ersten Schritt nach der erfolgreichen Erstprüfung. Fünf bis zehn Minuten reichen oft, um Motivation, grundlegende Fragen zu klären und die Chemie zu testen.

Beispiel: Sie erhalten eine vielversprechende Bewerbung. Statt direkt ein langes Vorstellungsgespräch zu planen, rufen Sie kurz an: "Guten Tag, Herr Mustermann, [Ihr Name] von [Ihr Betrieb]. Ihre Bewerbung als [Stellenbezeichnung] hat uns überzeugt. Ich wollte kurz mit Ihnen telefonieren, um ein paar Fragen zu klären, bevor wir uns persönlich treffen. Wie sieht es bei Ihnen mit der Verfügbarkeit aus, und was motiviert Sie besonders an der Arbeit als [Stellenbezeichnung]?" So filtern Sie schnell unpassende Kandidaten heraus oder bestätigen Ihr positives Bauchgefühl, bevor Sie mehr Zeit investieren.

Die Zukunft der Bewerberauswahl: KI-Automatisierung mit Nexagen

Während die oben genannten Tipps bereits eine spürbare Entlastung bringen können, geht die Digitalisierung noch einen Schritt weiter. Stellen Sie sich vor, Ihr Bewerbungsprozess läuft fast von selbst – von der ersten Sichtung bis zur Vorqualifizierung. Genau hier setzt Nexagen an.

Wir bei Nexagen haben eine KI-Automatisierungsplattform speziell für Handwerksbetriebe entwickelt um die anfallende Büroarbeit zu automatisieren.

Auch für den gesamten Prozess der Bewerbervorqualifizierung und -bewertung haben wir eine Lösung. Unser System liest und bewertet eingehende Bewerbungen selbstständig, leitet vielversprechende Kandidaten intern weiter und versendet bei mangelnder Eignung sogar freundliche Absagen. Das spart Ihnen nicht nur unzählige Stunden, sondern stellt auch sicher, dass keine vielversprechende Bewerbung im Stapel untergeht.

Wir haben einen detaillierten Prompt entwickelt, der unserem KI-System genau Anweisungen gibt, wie es Bewerbungen zu verarbeiten hat. Ein kleiner Einblick:

Du bist unser digitaler Büroassistent und kümmerst dich um die Vorprüfung eingehender Bewerbungen. Ziel ist es, Bewerbungen automatisch zu bewerten, intern weiterzuleiten oder freundlich abzusagen – je nach Passung.
1. Lies die gesamte E-Mail sowie ggf. angehängte Dokumente (Anschreiben, Lebenslauf, etc.).
2. Prüfe die Vollständigkeit der Bewertung:
Bevor eine Bewertung vorgenommen wird, muss jede Bewerbung die folgenden Informationen enthalten:
Relevante Arbeitserfahrung: Nachweise über berufliche Tätigkeiten, die für die ausgeschriebene Stelle relevant sind.
Führerschein vorhanden: Angabe, ob ein gültiger Führerschein (Klasse B oder relevanter) vorhanden ist, insbesondere bei Stellen mit Außendienst oder Montageeinsätzen.
Gehaltsvorstellung (falls nicht in ausgeschriebener Stelle kommuniziert): Eine klare Angabe der Gehaltsvorstellung des Bewerbers, sofern diese nicht bereits in der Stellenausschreibung festgelegt wurde.
Möglicher Starttermin: Information, wann der Bewerber frühestens die Stelle antreten könnte.
Überprüfe auch ob erwähnte Anhänge wirklich vorhanden sind.
Falls diese Informationen fehlen, bitte den Bewerber in einem ersten Schritt freundlich per E-Mail , die fehlenden Angaben nachzureichen bzw. lege dar, dass erwähnte Anhänge fehlen, bevor mit der Bewertung fortgefahren wird.
3. Wenn alle nötigen Informationen vorhanden sind, vergib Punkte anhand der folgenden Kriterien:
✅ Pluspunkte (+):
Kriterium	Punkte
Personalisierte Anrede („Sehr geehrter Herr XY“, Firmenname genannt)	+2
Individuelles Anschreiben (kein Standardtext erkennbar)	+3
Berufserfahrung passend zur ausgeschriebenen Stelle	+4
Bezug auf unseren Betrieb oder konkrete Tätigkeiten	+2
Saubere Sprache und Format (keine Rechtschreibfehler)	+2
Klare Angaben zu Verfügbarkeit oder Einsatzwunsch	+1
Regionale Nähe / Ortsansässigkeit	+1
Hinweis auf Führerschein / Mobilität (für Monteure relevant)	+1
❌ Minuspunkte (–):
Kriterium	Punkte
Allgemeine Anrede („Sehr geehrte Damen und Herren“)	–1
Falsche Anrede / anderes Unternehmen genannt	–4
Kein Bezug auf den Betrieb / Massenanschreiben	–3
Mehrere Rechtschreib- oder Grammatikfehler	–2
Fehlende Anlagen trotz Bezug darauf	–2
Chaotische oder unklare Darstellung	–1
Keine erkennbare Motivation / kein Bezug zur Stelle	–2
📊 Score-Auswertung & Folgeaktion:
Score ≥ 6 Punkte – passend
→ Bewerbung ist vielversprechend
→ Interne Weiterleitung an richard.sander@nexagen.io mit Zusammenfassung
→ E-Mail an Bewerber:in:
Orientiere dich an untenstehender Formulierung, schreibe aber nicht den genau gleichen Text
„Vielen Dank für Ihre Bewerbung und das Interesse an unserem Betrieb. Wir prüfen Ihre Unterlagen intern und melden uns innerhalb von 3–5 Werktagen bei Ihnen zurück.“

…

Interesse am ganzen Prompt? Dann erstelle dir einen Testaccount und wir senden dir ihn zu!

Einfach unter app.nexagen.io kostenlos registrieren und loslegen!

Über Nexagen: KI, die Handwerkern den Rücken freihält

Nexagen ist Ihr Partner für eine effizientere Zukunft im Handwerk. Gemeinsam mit 14 Handwerksbetrieben entwickelt, befreien wir Sie von repetitiver und teurer Büroarbeit. Dank unserer Guided AI Agents ist Nexagen die einfachste Automatisierungsplattform am Markt: Sie beschreiben Ihre Wünsche, unsere Modelle übernehmen den Rest. So bleibt Ihnen mehr Zeit für Ihr Handwerk!